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Quelles sont les règles de conservation des documents relatifs à la connaissance du client?
Documents civils et commerciaux Les déclarations en douane doivent être conservées pendant 3 ans. Les autres documents tels que les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales (bons de commande ou bons de livraison) doivent être conservés 10 ans.
Qu’est-ce qu’une politique d’archivage?
La politique d’archivage a pour objectif de gérer les documents durant leurs trois « âges ». Lorsque leur conservation n’est plus nécessaire ou à la fin de la durée légale de conservation, les archives sont dites définitives.
Comment rédiger une procédure d’archivage?
La procédure d’archivage se décompose en diverses phases.
- Élaborer une politique d’archivage, un préalable.
- Rédiger un plan d’archivage.
- Phase de conservation des documents archivés.
- Étape de pérennisation.
Quels sont les objectifs d’une politique d’archivage?
L’archivage permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d’un contrôle. L’archivage permet également de se plier aux exigences légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents.
Quelle est la productivité lors de la destruction de documents?
La productivité lors de la destruction des documents est primordiale. En général, moins on passe de temps à déchiqueter, mieux c’est, mais il faut trouver un équilibre entre le temps acceptable passé à broyer des dossiers et le budget. Un bon destructeur de document a la capacité de détruire jusqu’à une certaine épaisseur de papier.
Quelle est la capacité d’un destructeur de document?
Un bon destructeur de document a la capacité de détruire jusqu’à une certaine épaisseur de papier. Pour qu’il soit bien productif, il doit avoir une vitesse d’alimentation du papier (soit 150 à 500 feuilles) et une fréquence de vidage nécessaire. Le niveau de sécurité de ce type de machine varie selon les types de coupe qu’elle réalise.
Quel est le type de destructeur de document?
Si vous devez gérer des données confidentielles, telles que des informations secrètes, les destructeurs de haute sécurité sont les plus adaptés. Leur un niveau de sécurité sont de type P5, P6 et P7. Pour plus de fiabilité, sachez qu’un destructeur de document est capable de détruire d’autres matériaux à part le papier.