Table des matières
Pourquoi la gestion électronique des documents?
La dématérialisation des documents et des processus métier favorise également le travail collectif, la communication interne et la mobilité professionnelle. L’archivage numérique facilite le respect de la durée légale de conservation selon le type de fichier ainsi que la recherche documentaire.
Comment gérer la documentation?
La façon la plus simple pour structurer la documentation d’entreprise est de l’organiser en groupes en créant un répertoire pour chaque département d’entreprise. Un dossier avec le nom spécifié sera créé dans le dossier Documents communs. De la même manière vous pouvez créer autant de dossiers que vous désirez.
Quelles sont les étapes de sélection des documents numériques?
Du papier au numérique, 7 étapes parfaitement orchestrées
- Réception dans l’atelier de numérisation.
- Préparation des documents papier.
- Numérisation, traitement et indexation.
- Contrôle.
- Mise à disposition des copies numériques ou archivage numérique.
- Traitement des originaux papiers.
Quel est le principe de la GED?
La GED facilite l’échange de documents et permet à plusieurs personnes d’y accéder en même temps. Des règles de gestion de droits définissent ce que chacun est autorisé à faire : accéder, modifier ou encore détruire un document. Le contrôle de version permet le suivi de l’information et de ses mises à jour successives.
Pourquoi mettre en place une gestion documentaire?
Une bonne gestion documentaire permet un partage rapide et efficace ainsi qu’un traitement simultané des documents par les collaborateurs. Grâce à la gestion de versions, les collaborateurs peuvent en outre déterminer qui a apporté telle ou telle modification à un document donné.
Comment organiser la gestion documentaire dans une entreprise?
Les différentes méthodes de gestion documentaire
- La première est la plus ancienne, pour ne pas dire la plus archaïque. Il s’agit de la gestion papier traditionnelle.
- La deuxième méthode, un peu plus moderne, consiste à conserver les documents sur des messageries (mails), des serveurs ou des disques durs/clés USB.
Quelles sont les techniques de numérisation?
Numérisation des documents originaux Il existe deux techniques principales d’acquisition de l’image, qui se déclinent sur des matériels prenant en compte les contraintes du document : numérisation par prise de vue photographique et numérisation par balayage.
Comment se fait la numérisation?
La numérisation consiste à créer, à partir d’un document original au format papier, une copie numérique qui sera accessible et exploitable en ligne.
Quels sont les enjeux de la GED?
Les enjeux réglementaires
- assurer l’authenticité d’un document, grâce à la signature numérique du document.
- d’identifier l’auteur d’un document.
- de faire un suivi en temps réel des différents traitements d’un document.
- d’éviter la destruction accidentelle d’un document et de le stocker durant un temps déterminé
Comment mettre en place un système de gestion électronique des documents?
Afin de mettre en place un système de Gestion Électronique des Documents (GED), l’entité concernée doit déterminer et définir un ensemble de paramètres. Pour ce travail, il reste vivement conseillé de se faire accompagner par des entreprises expertes dans ce domaine.
Comment organiser la gestion de la documentation produite par projet?
Afin d’organiser la gestion de la documentation produite par projet, il convient au préalable d’identifier tous les types de documents relatifs aux diverses étapes d’un projet, de les référencer de manière homogène pour ensuite définir un mode de gestion commun à tous les projets.
Quel est le rôle du responsable de la gestion de la documentation?
Lorsqu’un document est périmé, le responsable chargé de la gestion de la documentation l’archive et veille à informer tous les détenteurs du document de sa cessation d’applicabilité. Afin d’assurer l’efficacité de la gestion de la documentation, il faut prévoir un mécanisme normalisé d’identification des documents (homogénéité).
Comment comprendre la nécessité d’une gestion rigoureuse de la documentation?
Pour mieux comprendre la nécessité d’une gestion rigoureuse de la documentation, il convient en premier lieu de détailler les états par lesquels passe un document avant d’être diffusé ainsi que le rôle des différents acteurs. • les responsables de la validation (une ou plusieurs personnes désignées).
https://www.youtube.com/watch?v=BqF108VLx2k