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Comment conserver les documents sous forme papier?
Si l’original du document est sous forme papier et vous a été transmis par courrier ou remis en main propre, il est conseillé de le conserver sous forme papier. Exemple : Quittance de loyer, contrat d’assurance, diplôme.
Où stocker documents importants?
Il est possible pour cela de recourir à des services de stockage sur Internet, comme DropBox, Google Drive, Evernote, ou à des coffres-forts numériques: on y sauvegarde alors les documents convertis sous forme de fichiers électroniques.
Quels facteurs Faut-il prendre en compte afin que les archives papiers restent intactes?
Pour une conservation optimale des archives, il est recommandé de conserver les documents à une température comprise entre 16°C et 20°C. L’effet principal d’une température trop basse ou trop élevée est l’accélération des réactions chimiques de dégradation des documents.
Comment faire de l’archivage?
Comment archiver vos documents professionnels?
- Identifier et authentifier documents.
- Stocker les archives ainsi constituées.
- Conserver et pouvoir à tout moment consulter les documents archivés.
- Éliminer les documents inutiles et archiver définitivement les documents constituant le patrimoine et la mémoire de l’entreprise.
Pourquoi garantir la traçabilité de l’information?
La traçabilité pour une meilleure productivité Par déduction, cela permet d’avoir une vision claire et étendue d’une information dans son contexte, ce qui permet d’agir « en connaissance de cause » et donc d’être plus efficace dans la prise de décision.
Comment tracer un document?
La traçabilité des documents et des boites d’archives évolue avec les technologies RFID (Radio Frequency Identification). Cette technologie permet d’identifier les objets à tracer grâce à une puce collée sur l’objet lui-même détectable sans contact ni physique ni visuel.